Неправильне зберігання і знищення закупівельних документів: що очікувати

359
Попри перехід на електронний документообіг, у замовника в архівах ще залишаються на збереженні чимало закупівельних документів. Їх потрібно не лише правильно зберігати, а й знищувати. Інакше — замовника притягнуть до відповідальності.

Обов’язок складати, затверджувати та зберігати відповідні документи з питань публічних закупівель, визначених Законом України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон про публічні закупівлі), покладений на тендерний комітет або уповноважену особу (осіб).

Такими документами, зокрема, є:

  •  протокольні рішення тендерного комітету або уповноваженої особи (осіб);
  •  документи за статтею 17 Закону про публічні закупівлі, що надає переможець процедури закупівлі замовнику.

Наразі більшість документів зберігаються в електронній системі: і ті, що заповнює замовник самостійно, і ті, що їх сформувала система. У системі зберігаються і тендерні пропозиції учасників.

(!) Система збереження даних зберігає протягом не менш як 10 років усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження і були створені під час оцінки тендерних пропозицій, та забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних (п. 5 ч. 3 ст. 12 Закону про публічні закупівлі).

Водночас у замовників наразі є на зберіганні і паперові закупівельні документи.

Строки зберігання відповідних документів, їх виокремлення на постійне чи тривале зберігання або ж для знищення визначає Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578). Норми Переліку № 578 поширюються також на замовників, які створюють та мають зберігати закупівельні документи.

Як передбачено пунктом 2.17 Переліку № 578, правильність застосування цього Переліку контролюють Укрдержархів і уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.

А незаконне знищення документів тягне за собою адміністративну, а якщо це знищення, пошкодження або приховування документів чи унікальних документів Національного архівного фонду (НАФ), то й кримінальну відповідальність (ст. 2981 Кримінального кодексу України).

Попри те що вимоги, аби закупівельні документи постійного зберігали й передавали до НАФ, закупівельне законодавство не містить, замовникам ліпше не порушувати порядку зберігання, знищення цих документів, оцінки їх цінності. Адже за їх порушення варто очікувати відповідальність.

Зокрема, положеннями статті 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП) передбачена адміністративна відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи:  «Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану — тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян».

Зауважимо, що, приміром, порушення строків зберігання бухгалтерських документів контролери можуть підвести під склад правопорушення, передбачений у статті 1642 КпАП, а саме: ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку, що тягне за собою адміністративну відповідальність — штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Буває так, що внаслідок порушення вимог до зберігання документів можуть бути втрачені або знищені документи з податкового обліку за закупівельним договором. Контролюючі органи можуть кваліфікувати це як порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку (ст. 1631 КпАП).

Якщо ж не забезпечено належний стан первинного обліку, наприклад, збереження документів, на підставі яких ведуть первинний облік, відповідальність передбачена статтею 1863 КпАП.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи

Освітні заходи

Отримайте нові знання

Взяти участь

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналу «Держзакупівлі» просто зараз

Живе спілкування з редакцією








© Цифрове видавництво MCFR, 2016. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

0 44 586 56 06
0 800 212 012 (callback)


  • Ми в соцмережах